88N88

Qi’s vader heeft afgelopen week de paspoorten met visa opgehaald bij het consulaat. Een eerdere poging mislukte omdat de visa niet gereed waren op de afgesproken datum. Omdat een consulaire medewerker zich daarbij nogal onbeleefd opstelde, schreef ik de consul-generaal, ook om te klagen over de enorme hoeveelheid tijd die het kost om een eenvoudig visum te krijgen.

Het consulaat heeft opnieuw gereageerd. Kort samengevat: ga er niet van uit dat een visum gereed is op de afgesproken datum. En: onder bepaalde omstandigheden zijn speciale voorzieningen mogelijk.

Meneer en mevrouw (…) hebben op het moment van de indiening een briefje meegekregen waarin staat dat wij een speciale visuminformatielijn hebben waarnaar de aanvragers kunnen bellen om te informeren naar de status van hun visa. Ook zijn wij op andere telefoonlijnen en per e-mail bereikbaar. Het gebruikmaken van deze middelen scheelt een of meerdere onnodige bezoeken aan ons CG, zeker als men van ver dient te komen en er zich geen directe contacten in Shanghai bevinden. Deze informatie is tevens te vinden op onze website en op het eerdergenoemde briefje.

De informatie die u mij nu geeft is nieuw en was niet bekend op het moment van de aanvraag. Hetgeen ik u uitlegde is de procedure voor een visumaanvraag voor familie- of vriendenbezoek. Aangezien wij op jaarbasis duizenden visumaanvragen behandelen, naast alle andere consulaire aangelegenheden, trachten wij de consulaire diensten gestructureerd te organiseren en dit zo helder mogelijk naar de klant te communiceren. Uiteraard zijn wij hierin flexibel zodra de aanvrager noemt dat er persoonlijke omstandigheden zijn waarmee rekening gehouden dient te houden.
Ik zou u dan ook willen voorstellen dat indien er zich een volgend bezoek aan Nederland voordoet, er van te voren met ons contact wordt opgenomen zodat wij speciale voorzieningen kunnen treffen.

Tot nu toe hebben we vier visa aangevraagd bij dit consulaat, en bij elke aanvraag ging wel wat mis. De meeste consulaire medewerkers stellen zich professioneel op, en het is fijn dat men aangeeft flexibel te zijn. Tegelijkertijd is het jammer dat deze flexibiliteit steeds weer nodig blijkt.

Qi is geslaagd voor het Staatsexamen NT2 programma I! Eerder kwam hij 1/500e punt tekort, en moest hij het onderdeel schrijven herkansen. Bij de eerste herkansing haalde hij 492 punten, terwijl 500 punten waren vereist. De uitslag van de tweede herkansing: 532 punten.

Eerder was Qi al geslaagd voor de onderdelen lezen, luisteren en spreken. Het wachten is nu op het certificaat voor het onderdeel schrijven. De vier certificaten kunnen worden ingewisseld voor een diploma. Dat diploma geeft vrijstelling voor het inburgeringsexamen. Daarmee heeft Qi voldaan aan alle inburgeringsverplichtingen, en kunnen we aanspraak maken op de vergoeding die de gemeente in het vooruitzicht heeft gesteld, en kan Qi in juli de Nederlandse nationaliteit aanvragen.

Het consulaat heeft gereageerd op mijn e-mail van gisteren, over het onbeleefde gedrag van een lokale consulaire medewerker. Enkele passages uit de reactie van het consulaat:

Er is gebleken dat abusievelijk de visumstickers waren omgewisseld in de paspoorten. De visumsticker voor mevrouw (…) was geplakt in die van meneer (…) en andersom. Nadat dit is gecorrigeerd en de aanvragen opnieuw zijn ingevoerd, hebben wij op 20 mei jl. de aanvragen kunnen afhandelen.

Het spijt mij dat meneer (…) bij het ophalen de communicatie met de baliemedewerker in eerste instantie als onprettig hebben ervaren. Het is afgelopen week iedere dag gedurende het moment van het ophalen van visa enorm druk geweest en wij hebben getracht iedere klant zo goed en zo snel mogelijk te bedienen. Desondanks hebben wij goede nota genomen van uw opmerking.

Over de inefficiënte werkwijze schrijft het consulaat:

De reden dat een visumaanvraag voor familiebezoek zonder paspoort wordt ingeleverd is de volgende:
Het is ons CG voorbehouden om, indien nodig, de visumaanvraag voor te leggen aan de IND. De IND stelt dan vervolgens een onderzoek in naar de referent. Deze procedure kan in de praktijk maanden in beslag nemen. Op het moment van de intake wordt de visumaanvraag letterlijk ingenomen. De beslissing op de visumaanvraag wordt vervolgens genomen door de backoffice, in dit geval een uitgezonden medewerker. De baliemedewerker kan en mag de aanvrager dus geen inhoudelijke informatie verstrekken over het verdere visumproces. Om te voorkomen dat de aanvrager deze periode, die dus maanden kan duren, geen paspoort zou hebben, wordt het paspoort bij de intake dus niet ingenomen. Zodra er positief is beslist, hetzij direct door het CG, hetzij door de IND, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht en verzocht om het paspoort en eventueel nieuwe vliegtuigreservering in te dienen. Dit kan iedere werkdag tussen 9:00 en 12:00 uur en dit hoeft niet persoonlijk te worden gedaan.

Hierna duurt het normaliter drie werkdagen voordat de visa gereed zijn om opgehaald te worden. Ik ben mij ervan bewust dat dit door vertraging onzerzijds wat betreft het plakken van de visumstickers, alsmede de grote drukte op ons CG vanwege VIP-bezoeken, alsmede de vrije dagen, de finalisering van deze visa langer heeft geduurd dan verwacht. Tevens deel ik hiermee mee dat de paspoorten met visa niet persoonlijk hoeven te worden opgehaald. Iemand anders kan dit namens hun doen met een kopie van hun identiteitskaart en de betalingsbewijzen.

Mijn reactie:

Het zou fijn zijn geweest als, toen bleek dat de visumstickers in het verkeerde paspoort waren geplakt, er even contact was opgenomen met meneer en mevrouw (…) om hen te informeren dat de paspoorten niet op de afgesproken datum gereed zouden zijn. Ik begrijp dat dit aanvankelijk een extra inspanning van u vraagt, maar het voorkomt dat mensen onnodig naar het consulaat komen, waardoor het afhalen van paspoorten sneller gaat, en u ook minder klachten krijgt te verwerken. Het had meneer (…) een reis van 10 uur bespaard.

Meneer en mevrouw (…) hebben geen vrienden/familie in Shanghai wonen, dus aan de suggestie dat ook iemand anders de paspoorten kan inleveren of afhalen hebben zij niets.

Voor deze visa zijn meneer en mevrouw (…) alleen al vijftig uur kwijt aan reistijd. Meneer (…) moet vier keer naar uw consulaat komen! Voor een eenvoudig visum! Dat is absurd en kan minder. Ik mag hopen dat het merendeel van de visumaanvragen in het kader van familiebezoek binnen een paar weken wordt gehonoreerd. Waarom biedt u mensen niet de keus? Dat als men het paspoort niet nodig heeft, men het direct kan achterlaten op het consulaat? Meneer en mevrouw (…) hebben ruim 55 jaar geen paspoort gehad en hadden nog best een paar weken langer zonder gekund. Dat had opnieuw een reis van 10 uur gescheeld, plus een overnachting.

Aanstaande dinsdag onderneemt Qi’s vader een nieuwe poging om de paspoorten af te halen.

Qi’s vader ging gisteren naar het consulaat in Shanghai om de paspoorten met visa op te halen. Ten minste, dat was de bedoeling. Hij keerde echter onverrichter zake huiswaarts, na onbeleefd te zijn afgewimpeld door een consulaire medewerkster.

Zojuist heb ik deze mail gestuurd naar de consul-generaal:

Op 21 april hebben meneer en mevrouw (…) een toeristenvisum aangevraagd bij uw consulaat. Deze aanvraag is op 30 april goedgekeurd. Op 12 mei heeft meneer (…) wederom uw consulaat bezocht om de paspoorten in te leveren. Hij heeft daarbij gevraagd wanneer deze weer konden worden opgehaald. Uw medewerkster vertelde hem dat de paspoorten inclusief visa op 19 mei gereed zouden zijn. Dat strookt ook met wat een andere medewerkster mij eerder had gemaild, dat het drie werkdagen zou duren.

Op 19 mei reisde meneer (…) voor de derde keer naar uw consulaat. Na het overhandigen van zijn afhaalbewijs, was het enige wat de Chinese medewerkster had te melden: “méi yǒu!” (Nog niet klaar!) Toen hij antwoordde dat zij hem zelf had gezegd dat hij de 19e moest komen, zei ze onbeleefd: “méi yǒu! xià yī gè!” (Nog niet klaar! Volgende!)

Als meneer en mevrouw (…) naar uw consulaat moeten komen is dat vijf uur reizen. Heen en terug dus tien uur. En omdat het aanvragen van de visa en het inleveren van de paspoorten alleen ’s ochtends mogelijk is, was het nodig om al een dag eerder naar Shanghai te reizen en daar te overnachten. Ze zijn hier dus al behoorlijk wat tijd aan kwijt geweest. En dan heb ik het nog niet eens over alle tijd en al het geld dat gemoeid was met het verzamelen van de papierwinkel waarmee ze moesten aantonen dat ze voldoen aan de waslijst van voorwaarden die aan het visum worden gesteld.

Waarom deze buitengewoon inefficiënte werkwijze? Waarom kan het paspoort niet tegelijkertijd met de aanvraag worden ingeleverd, zodat maar twee bezoeken nodig zijn? Waarom zo onbeleefd? Het levert bij mij een gevoel van plaatsvervangende schaamte op, dat mijn gasten zoveel barrières krijgen opgeworpen en niet met respect worden behandeld.

Nadat meneer (…) was afgewimpeld door de Chinese medewerkster, heeft hij gewacht tot een Nederlandse medewerkster beschikbaar was. Ondanks dat haar Chinees niet goed is, stond zij hem wel netjes te woord en verontschuldigde zich voor het niet gereed zijn van de paspoorten. En zo hoort het ook, lijkt me.

Ik lees graag uw reactie, en hoor graag van u wanneer de paspoorten kunnen worden opgehaald.

Het is inmiddels twee weken geleden dat Qi’s ouders hun visum hebben aangevraagd. Ik stuurde een e-mail naar het consulaat om te vragen naar de status van de aanvraag, en kreeg zojuist de volgende reactie:

Op 30 april 2010 hebben wij de betrokkenen door middel van een brief ingelicht dat de visumaanvragen beiden zijn goedgekeurd.

We zijn blij dat ze mogen komen, en dat alle tijd en al het geld dat in de visumaanvraag is gestoken niet voor niets is geweest.

Het wachten is nu op de brief, waarmee Qi’s vader de paspoorten kan inleveren bij het consulaat. Een paar dagen later kunnen ze dan (met visa erin geplakt) weer worden opgehaald.