88N88

Het consulaat heeft gereageerd op mijn e-mail van gisteren, over het onbeleefde gedrag van een lokale consulaire medewerker. Enkele passages uit de reactie van het consulaat:

Er is gebleken dat abusievelijk de visumstickers waren omgewisseld in de paspoorten. De visumsticker voor mevrouw (…) was geplakt in die van meneer (…) en andersom. Nadat dit is gecorrigeerd en de aanvragen opnieuw zijn ingevoerd, hebben wij op 20 mei jl. de aanvragen kunnen afhandelen.

Het spijt mij dat meneer (…) bij het ophalen de communicatie met de baliemedewerker in eerste instantie als onprettig hebben ervaren. Het is afgelopen week iedere dag gedurende het moment van het ophalen van visa enorm druk geweest en wij hebben getracht iedere klant zo goed en zo snel mogelijk te bedienen. Desondanks hebben wij goede nota genomen van uw opmerking.

Over de inefficiënte werkwijze schrijft het consulaat:

De reden dat een visumaanvraag voor familiebezoek zonder paspoort wordt ingeleverd is de volgende:
Het is ons CG voorbehouden om, indien nodig, de visumaanvraag voor te leggen aan de IND. De IND stelt dan vervolgens een onderzoek in naar de referent. Deze procedure kan in de praktijk maanden in beslag nemen. Op het moment van de intake wordt de visumaanvraag letterlijk ingenomen. De beslissing op de visumaanvraag wordt vervolgens genomen door de backoffice, in dit geval een uitgezonden medewerker. De baliemedewerker kan en mag de aanvrager dus geen inhoudelijke informatie verstrekken over het verdere visumproces. Om te voorkomen dat de aanvrager deze periode, die dus maanden kan duren, geen paspoort zou hebben, wordt het paspoort bij de intake dus niet ingenomen. Zodra er positief is beslist, hetzij direct door het CG, hetzij door de IND, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht en verzocht om het paspoort en eventueel nieuwe vliegtuigreservering in te dienen. Dit kan iedere werkdag tussen 9:00 en 12:00 uur en dit hoeft niet persoonlijk te worden gedaan.

Hierna duurt het normaliter drie werkdagen voordat de visa gereed zijn om opgehaald te worden. Ik ben mij ervan bewust dat dit door vertraging onzerzijds wat betreft het plakken van de visumstickers, alsmede de grote drukte op ons CG vanwege VIP-bezoeken, alsmede de vrije dagen, de finalisering van deze visa langer heeft geduurd dan verwacht. Tevens deel ik hiermee mee dat de paspoorten met visa niet persoonlijk hoeven te worden opgehaald. Iemand anders kan dit namens hun doen met een kopie van hun identiteitskaart en de betalingsbewijzen.

Mijn reactie:

Het zou fijn zijn geweest als, toen bleek dat de visumstickers in het verkeerde paspoort waren geplakt, er even contact was opgenomen met meneer en mevrouw (…) om hen te informeren dat de paspoorten niet op de afgesproken datum gereed zouden zijn. Ik begrijp dat dit aanvankelijk een extra inspanning van u vraagt, maar het voorkomt dat mensen onnodig naar het consulaat komen, waardoor het afhalen van paspoorten sneller gaat, en u ook minder klachten krijgt te verwerken. Het had meneer (…) een reis van 10 uur bespaard.

Meneer en mevrouw (…) hebben geen vrienden/familie in Shanghai wonen, dus aan de suggestie dat ook iemand anders de paspoorten kan inleveren of afhalen hebben zij niets.

Voor deze visa zijn meneer en mevrouw (…) alleen al vijftig uur kwijt aan reistijd. Meneer (…) moet vier keer naar uw consulaat komen! Voor een eenvoudig visum! Dat is absurd en kan minder. Ik mag hopen dat het merendeel van de visumaanvragen in het kader van familiebezoek binnen een paar weken wordt gehonoreerd. Waarom biedt u mensen niet de keus? Dat als men het paspoort niet nodig heeft, men het direct kan achterlaten op het consulaat? Meneer en mevrouw (…) hebben ruim 55 jaar geen paspoort gehad en hadden nog best een paar weken langer zonder gekund. Dat had opnieuw een reis van 10 uur gescheeld, plus een overnachting.

Aanstaande dinsdag onderneemt Qi’s vader een nieuwe poging om de paspoorten af te halen.

Dit bericht is geplaatst op 21 mei 2010 om 18:08 (China 0:08 +1) in de categorie Bureaucratie, Visa. Je kunt reacties op dit bericht volgen middels de RSS 2.0 feed. Reacties en trackbacken zijn momenteel niet toegestaan.