88N88

Na wat aanloopproblemen lukte het uiteindelijk (nog voor mijn vertrek naar China) om contact te krijgen met het Bureau Inburgering van onze oude gemeente, en snel daarna een afspraak te maken. Eenmaal op het stadhuis bleek nog eens hoe lastig de afdeling bereikbaar was. Na het een aantal keren telefonisch te hebben geprobeerd, zei de receptioniste dat ze mijn komst maar even fysiek ging aankondigen.

De medewerkster van het Bureau Inburgering nam de declaratie en alle bewijsstukken in ontvangst, overlegde even met een collega “die er meer vanaf wist” en kwam terug met de mededeling dat ze dacht dat de declaratie zou worden goedgekeurd. “Maar het kan wel even duren voordat u het geld krijgt.” Ik dacht meteen in termen van maanden. “Ongeveer twee weken.” Bedenkend dat het ook zo lang had geduurd om ze te spreken te krijgen, vond ik dat eigenlijk best snel.

En jawel, drie weken later werd het volledige bedrag op onze bankrekening bijgeschreven.

Nu Qi is ingeburgerd voldoet hij aan één van de belangrijkste voorwaarden voor het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit. Ook aan een andere belangrijke voorwaarde voldoet hij sinds kort: hij woont drie jaar onafgebroken ongehuwd in Nederland samen met zijn Nederlandse partner. Vanmorgen heeft Qi zijn aanvraag tot naturalisatie ingediend.

Nu Qi is geslaagd voor het Staatsexamen NT2 heeft hij vrijstelling voor het inburgeringsexamen en heeft hij voldaan aan alle inburgeringsverplichtingen. Nu wilde ik weten hoe en wanneer hij wordt geregistreerd als zijnde ingeburgerd. Ik bel naar de gemeente.

“Bureau Inburgering, goedemiddag.”
“Goedemiddag, u spreekt met (…). Mijn partner is nieuwkomer en inburgeringsplichtig. Hij is geslaagd voor het Staatsexamen NT2. Hoe en wanneer wordt hij nu geregistreerd als zijnde ingeburgerd?”
“Wie is uw contactpersoon?”
“We hebben geen contactpersoon.”
“Waarom belt u ons dan?”
“Ehm… Omdat u verantwoordelijk bent voor de handhaving van de Wet Inburgering.”

Uiteindelijk krijg ik een mevrouw te spreken “die er meer van af weet”. Zij vertelt me dat de Dienst Uitvoering Onderwijs, na het slagen voor het Staatsexamen NT2, registreert dat iemand is ingeburgerd. Dat gaat vanzelf.

Een paar dagen eerder heb ik DUO al gemaild met dezelfde vraag. Na mijn telefoontje met de gemeente krijg ik antwoord:

Zodra u uw diploma hebt ontvangen van de afdeling Examendiensten NT2 kunt u een kopie maken. Deze kopie van uw diploma en een briefje met uw naam, adres en burgerservicenummer kunt u dan sturen naar het Servicecentrum Inburgering. Als wij deze gegevens binnen hebben kunnen we dit verwerken. Dit duurt ongeveer 4 weken.

Qi heeft van DUO deelcertificaten ontvangen. Deze deelcertificaten moeten aangetekend worden teruggestuurd naar DUO om ze om te wisselen voor een diploma. Nadat DUO het diploma aangetekend heeft opgestuurd, moet een kopie van van dit diploma dus weer worden teruggestuurd naar DUO. Zo ‘vanzelf’ gaat dat.

Omdat dit maanden gaat duren, besluit ik alvast contact op te nemen met de gemeente waarin we tot vorig jaar woonden, voor de vergoeding die ze ons in het vooruitzicht hebben gesteld. Ruim een jaar geleden schreef de oude gemeente hierover:

Bij verhuizing neemt de nieuwe gemeente binnen 6 weken na inschrijving contact met u op voor het inburgeringsonderzoek en binnen 4 weken nemen zij de beslissing of zij de voorziening overnemen of een alternatief aanbieden.
De kosten voor uw bestaande traject kunt u nog steeds bij de [oude gemeente] indienen.
Mocht u dit nog willen nalezen dan kunt u bovenstaande vinden in artikel 23, lid 4 van de Wet Inburgering.

De nieuwe gemeente heeft nooit contact met ons opgenomen, en van dat inburgeringsonderzoek is het nooit gekomen. De kosten voor de cursussen, het lesmateriaal en examen (bij elkaar ruim € 2100) moeten we dus bij de oude gemeente declareren.

Het is middag en ik bel. De afdeling blijkt alleen ’s ochtends telefonisch bereikbaar. De volgende ochtend bel ik weer. Na tig keer te zijn doorverbonden krijg ik iemand aan de telefoon die me vertelt dat er nog niemand van de afdeling aanwezig is. Ze geeft me het directe nummer van het Bureau Inburgering en vraagt me later terug te bellen. “Naar wie kan ik dan vragen?” “Ehm… Dat weet ik niet. Daar zitten wisselende mensen, van een uitzendbureau. Maar die weten wel wat van inburgering.”

Qi’s vader heeft afgelopen week de paspoorten met visa opgehaald bij het consulaat. Een eerdere poging mislukte omdat de visa niet gereed waren op de afgesproken datum. Omdat een consulaire medewerker zich daarbij nogal onbeleefd opstelde, schreef ik de consul-generaal, ook om te klagen over de enorme hoeveelheid tijd die het kost om een eenvoudig visum te krijgen.

Het consulaat heeft opnieuw gereageerd. Kort samengevat: ga er niet van uit dat een visum gereed is op de afgesproken datum. En: onder bepaalde omstandigheden zijn speciale voorzieningen mogelijk.

Meneer en mevrouw (…) hebben op het moment van de indiening een briefje meegekregen waarin staat dat wij een speciale visuminformatielijn hebben waarnaar de aanvragers kunnen bellen om te informeren naar de status van hun visa. Ook zijn wij op andere telefoonlijnen en per e-mail bereikbaar. Het gebruikmaken van deze middelen scheelt een of meerdere onnodige bezoeken aan ons CG, zeker als men van ver dient te komen en er zich geen directe contacten in Shanghai bevinden. Deze informatie is tevens te vinden op onze website en op het eerdergenoemde briefje.

De informatie die u mij nu geeft is nieuw en was niet bekend op het moment van de aanvraag. Hetgeen ik u uitlegde is de procedure voor een visumaanvraag voor familie- of vriendenbezoek. Aangezien wij op jaarbasis duizenden visumaanvragen behandelen, naast alle andere consulaire aangelegenheden, trachten wij de consulaire diensten gestructureerd te organiseren en dit zo helder mogelijk naar de klant te communiceren. Uiteraard zijn wij hierin flexibel zodra de aanvrager noemt dat er persoonlijke omstandigheden zijn waarmee rekening gehouden dient te houden.
Ik zou u dan ook willen voorstellen dat indien er zich een volgend bezoek aan Nederland voordoet, er van te voren met ons contact wordt opgenomen zodat wij speciale voorzieningen kunnen treffen.

Tot nu toe hebben we vier visa aangevraagd bij dit consulaat, en bij elke aanvraag ging wel wat mis. De meeste consulaire medewerkers stellen zich professioneel op, en het is fijn dat men aangeeft flexibel te zijn. Tegelijkertijd is het jammer dat deze flexibiliteit steeds weer nodig blijkt.

Het consulaat heeft gereageerd op mijn e-mail van gisteren, over het onbeleefde gedrag van een lokale consulaire medewerker. Enkele passages uit de reactie van het consulaat:

Er is gebleken dat abusievelijk de visumstickers waren omgewisseld in de paspoorten. De visumsticker voor mevrouw (…) was geplakt in die van meneer (…) en andersom. Nadat dit is gecorrigeerd en de aanvragen opnieuw zijn ingevoerd, hebben wij op 20 mei jl. de aanvragen kunnen afhandelen.

Het spijt mij dat meneer (…) bij het ophalen de communicatie met de baliemedewerker in eerste instantie als onprettig hebben ervaren. Het is afgelopen week iedere dag gedurende het moment van het ophalen van visa enorm druk geweest en wij hebben getracht iedere klant zo goed en zo snel mogelijk te bedienen. Desondanks hebben wij goede nota genomen van uw opmerking.

Over de inefficiënte werkwijze schrijft het consulaat:

De reden dat een visumaanvraag voor familiebezoek zonder paspoort wordt ingeleverd is de volgende:
Het is ons CG voorbehouden om, indien nodig, de visumaanvraag voor te leggen aan de IND. De IND stelt dan vervolgens een onderzoek in naar de referent. Deze procedure kan in de praktijk maanden in beslag nemen. Op het moment van de intake wordt de visumaanvraag letterlijk ingenomen. De beslissing op de visumaanvraag wordt vervolgens genomen door de backoffice, in dit geval een uitgezonden medewerker. De baliemedewerker kan en mag de aanvrager dus geen inhoudelijke informatie verstrekken over het verdere visumproces. Om te voorkomen dat de aanvrager deze periode, die dus maanden kan duren, geen paspoort zou hebben, wordt het paspoort bij de intake dus niet ingenomen. Zodra er positief is beslist, hetzij direct door het CG, hetzij door de IND, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht en verzocht om het paspoort en eventueel nieuwe vliegtuigreservering in te dienen. Dit kan iedere werkdag tussen 9:00 en 12:00 uur en dit hoeft niet persoonlijk te worden gedaan.

Hierna duurt het normaliter drie werkdagen voordat de visa gereed zijn om opgehaald te worden. Ik ben mij ervan bewust dat dit door vertraging onzerzijds wat betreft het plakken van de visumstickers, alsmede de grote drukte op ons CG vanwege VIP-bezoeken, alsmede de vrije dagen, de finalisering van deze visa langer heeft geduurd dan verwacht. Tevens deel ik hiermee mee dat de paspoorten met visa niet persoonlijk hoeven te worden opgehaald. Iemand anders kan dit namens hun doen met een kopie van hun identiteitskaart en de betalingsbewijzen.

Mijn reactie:

Het zou fijn zijn geweest als, toen bleek dat de visumstickers in het verkeerde paspoort waren geplakt, er even contact was opgenomen met meneer en mevrouw (…) om hen te informeren dat de paspoorten niet op de afgesproken datum gereed zouden zijn. Ik begrijp dat dit aanvankelijk een extra inspanning van u vraagt, maar het voorkomt dat mensen onnodig naar het consulaat komen, waardoor het afhalen van paspoorten sneller gaat, en u ook minder klachten krijgt te verwerken. Het had meneer (…) een reis van 10 uur bespaard.

Meneer en mevrouw (…) hebben geen vrienden/familie in Shanghai wonen, dus aan de suggestie dat ook iemand anders de paspoorten kan inleveren of afhalen hebben zij niets.

Voor deze visa zijn meneer en mevrouw (…) alleen al vijftig uur kwijt aan reistijd. Meneer (…) moet vier keer naar uw consulaat komen! Voor een eenvoudig visum! Dat is absurd en kan minder. Ik mag hopen dat het merendeel van de visumaanvragen in het kader van familiebezoek binnen een paar weken wordt gehonoreerd. Waarom biedt u mensen niet de keus? Dat als men het paspoort niet nodig heeft, men het direct kan achterlaten op het consulaat? Meneer en mevrouw (…) hebben ruim 55 jaar geen paspoort gehad en hadden nog best een paar weken langer zonder gekund. Dat had opnieuw een reis van 10 uur gescheeld, plus een overnachting.

Aanstaande dinsdag onderneemt Qi’s vader een nieuwe poging om de paspoorten af te halen.

Qi’s vader ging gisteren naar het consulaat in Shanghai om de paspoorten met visa op te halen. Ten minste, dat was de bedoeling. Hij keerde echter onverrichter zake huiswaarts, na onbeleefd te zijn afgewimpeld door een consulaire medewerkster.

Zojuist heb ik deze mail gestuurd naar de consul-generaal:

Op 21 april hebben meneer en mevrouw (…) een toeristenvisum aangevraagd bij uw consulaat. Deze aanvraag is op 30 april goedgekeurd. Op 12 mei heeft meneer (…) wederom uw consulaat bezocht om de paspoorten in te leveren. Hij heeft daarbij gevraagd wanneer deze weer konden worden opgehaald. Uw medewerkster vertelde hem dat de paspoorten inclusief visa op 19 mei gereed zouden zijn. Dat strookt ook met wat een andere medewerkster mij eerder had gemaild, dat het drie werkdagen zou duren.

Op 19 mei reisde meneer (…) voor de derde keer naar uw consulaat. Na het overhandigen van zijn afhaalbewijs, was het enige wat de Chinese medewerkster had te melden: “méi yǒu!” (Nog niet klaar!) Toen hij antwoordde dat zij hem zelf had gezegd dat hij de 19e moest komen, zei ze onbeleefd: “méi yǒu! xià yī gè!” (Nog niet klaar! Volgende!)

Als meneer en mevrouw (…) naar uw consulaat moeten komen is dat vijf uur reizen. Heen en terug dus tien uur. En omdat het aanvragen van de visa en het inleveren van de paspoorten alleen ’s ochtends mogelijk is, was het nodig om al een dag eerder naar Shanghai te reizen en daar te overnachten. Ze zijn hier dus al behoorlijk wat tijd aan kwijt geweest. En dan heb ik het nog niet eens over alle tijd en al het geld dat gemoeid was met het verzamelen van de papierwinkel waarmee ze moesten aantonen dat ze voldoen aan de waslijst van voorwaarden die aan het visum worden gesteld.

Waarom deze buitengewoon inefficiënte werkwijze? Waarom kan het paspoort niet tegelijkertijd met de aanvraag worden ingeleverd, zodat maar twee bezoeken nodig zijn? Waarom zo onbeleefd? Het levert bij mij een gevoel van plaatsvervangende schaamte op, dat mijn gasten zoveel barrières krijgen opgeworpen en niet met respect worden behandeld.

Nadat meneer (…) was afgewimpeld door de Chinese medewerkster, heeft hij gewacht tot een Nederlandse medewerkster beschikbaar was. Ondanks dat haar Chinees niet goed is, stond zij hem wel netjes te woord en verontschuldigde zich voor het niet gereed zijn van de paspoorten. En zo hoort het ook, lijkt me.

Ik lees graag uw reactie, en hoor graag van u wanneer de paspoorten kunnen worden opgehaald.

Het is inmiddels twee weken geleden dat Qi’s ouders hun visum hebben aangevraagd. Ik stuurde een e-mail naar het consulaat om te vragen naar de status van de aanvraag, en kreeg zojuist de volgende reactie:

Op 30 april 2010 hebben wij de betrokkenen door middel van een brief ingelicht dat de visumaanvragen beiden zijn goedgekeurd.

We zijn blij dat ze mogen komen, en dat alle tijd en al het geld dat in de visumaanvraag is gestoken niet voor niets is geweest.

Het wachten is nu op de brief, waarmee Qi’s vader de paspoorten kan inleveren bij het consulaat. Een paar dagen later kunnen ze dan (met visa erin geplakt) weer worden opgehaald.

Qi’s ouders waren afgelopen week bij het Nederlands consulaat in Shanghai. Het plan is dat ze in juli/augustus een maand bij ons op bezoek komen, en daarvoor hebben ze een visum nodig. Het aanvragen van een eenvoudig toeristenvisum is een tijdverslindende en peperdure aangelegenheid.

Om een Schengenvisum aan te kunnen vragen moet je voldoen aan een waslijst van voorwaarden, aan te tonen middels een papierwinkel van officiële documenten. Welke documenten dat zijn is afhankelijk van de aard van het bezoek en je persoonlijke situatie. In het geval van Qi’s ouders waren bijvoorbeeld aktes nodig waarin staat dat ze getrouwd zijn en dat Qi hun zoon is. Deze aktes konden worden verstrekt door de lokale overheid in Shangyu, waar Qi’s ouders wonen, maar moesten vervolgens worden gelegaliseerd in de provinciehoofdstad Hangzhou, 100km verderop. Er waren bankverklaringen nodig, om aan te tonen dan ze over voldoende middelen beschikken om in hun onderhoud te voorzien tijdens hun verblijf in Nederland. Er was bewijs nodig dat Qi’s moeder pensioen ontvangt, een akte waaruit blijkt dat ze een eigen huis bezitten, en een reserveringsbewijs van een retourticket, als garantie dat ze na hun bezoek weer terugkeren naar China. And the list goes on and on: een gelegaliseerde door ons opgestelde uitnodigingsbrief, kopieën van Qi’s paspoort, mijn paspoort, Qi’s verblijfsvergunning, enzovoort enzovoort.

Qi’s ouders zijn weken bezig geweest om alles te verzamelen. Van alle originelen moesten daarna kopieën worden gemaakt. Tijdens de aanvraag wordt het origineel bekeken en het kopie ingenomen. Het consulaat heeft een lijst gemaakt met de volgorde waarin om de documenten wordt gevraagd. Zonder die lijst zou het helemaal een onoverzichtelijke chaos worden.

Qi’s ouders hadden om 10:12 uur een afspraak op het consulaat. Het visum moet in persoon worden aangevraagd, dus Qi’s ouders moesten beide aanwezig zijn. En omdat een visum alleen ‘s ochtends kan worden aangevraagd, zijn ze al een dag eerder naar Shanghai gereisd en hebben daar overnacht in een hotel. Qi’s moeder moest hiervoor twee dagen vrij nemen.

Op het consulaat zijn ze netjes te woord gestaan. Het gesprek duurde ongeveer tien minuten. Als de aanvraag wordt goedgekeurd ontvangen ze binnen twee weken een aangetekende brief. Met die brief kunnen de paspoorten worden ingeleverd op het consulaat. Een paar dagen later kunnen ze dan (met visa erin geplakt) weer worden opgehaald. Voor het inleveren en ophalen van de paspoorten hoeft Qi’s moeder niet mee, dus alleen Qi’s vader moet drie keer op en neer naar Shanghai —heen en terug van deur tot deur zo’n tien uur. Alleen het ophalen kan ‘s middags, dus dat scheelt een hotelovernachtig.

Wat leges, reis- en verblijfskosten betreft staat de teller inmiddels op zo’n € 400. Een garantie dat ze het visum krijgen is er allerminst; ook als aan alle voorwaarden wordt voldaan kan de aanvraag nog steeds worden afgewezen. Welkom in Nederland! De ouders van een collega van Qi zijn hier momenteel voor het eerst op bezoek. Door alle visumperikelen is dat wat hen betreft een eenmalig bezoek, “zelfs als we de volgende keer worden uitgenodigd door de koningin.”

Vier maanden geleden hebben we een tweede M-formulier opgestuurd naar de Belastingdienst. De eerste versie kon niet verwerkt worden omdat er cirkeltjes op het formulier stonden.

Omdat we weer niets hoorden, heeft mijn vader opnieuw naar de Belastingdienst gebeld. Wat blijkt? De tweede versie van het formulier kon wél verwerkt worden. Alleen is het systeem nu in de war omdat er twee versies van hetzelfde formulier zijn binnengekomen.

Mijn vader heeft nu gevraagd om een voorlopige aanslag. De Belastingdienst-medewerkers wist niet of dat mogelijk is. Waarschijnlijk bedoelde ze te zeggen dat ze niet wist of het systeem dat aankan.

Update (29 september): De Belastingdienst heeft besloten een voorlopige beslissing te gaan nemen. Deze volgt over zes tot acht weken.

Update (15 oktober): Voorlopige aanslag ontvangen: teruggave. Nu hopen dat de definitieve aanslag dezelfde strekking zal hebben.